Arkadaşlar Dys'den Çıktı Alıp Dış Birimlere Gönderdiğimiz Yazılarda;
1. Güvenli Elektronik İmzalı Aslı İle Aynıdır. Kaşesini Yazının Neresine Basmak Lazım?
2. Paraf Ya Da İmza Atan Kişinin Adı Soyadı Ya Da Ünvanını Yazmaya Gerek Var Mı?
3. Mühür Vurmaya Gerek Var Mı?
2 Şubat 2014 tarih ve 29255 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “2014/7074 Karar Sayılı Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’in Belgelerin Çoğaltılması başlıklı 26’ncı maddesinde;
Belgenin çoğaltılması
“(2) Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış bir belgeden çıktı alınmasına ihtiyaç duyulması halinde bu işlem sadece idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından gerçekleştirilir. Çıktının uygun bir yerine “BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR” ibaresi konulur. Tarih ve sayı bilgileri EBYS aracılığı ile belge çıktısı üzerine yazdırılır.
Ayrıca 4) Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış belgelerin elektronik ortamda kaydedilmesi, gönderilmesi ve dosyalanarak saklanması esastır. Bu belgeler, zorunlu olmadıkça ayrıca çıktısı alınarak el yazısıyla atılan imza ile imzalanmaz ve fiziksel ortamda saklanmaz.” açıklamaları yer almaktadır.
Başkanlığımızca 08.09.2015 tarih ve E.87037 sayılı yazı ile, Kurumsal Elektronik Belge Yönetim Sistemi (KEYS) ile üretilen elektronik imzalı belgelerde karekod, doğrulama adresi ve pin numarası ile evrakın aslının elektronik imzalı olduğu ibaresinin bulunacağı, bu belgelerin ayrıca ıslak imza, paraf ya da kaşe bulunmayacağı duyurulmuştu.
Bu çerçevede Başkanlığımızca Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğe uygun olarak hazırlanan ve üretilen elektronik imzalı belgeler muhataplarınca, belge aslını görüntülemek sureti ile doğrulama yapabileceklerdir