Arkadaşlar Müdürümüz personellere ait yıllık ve mazeret izinlerinde Müdür yardımcılarına da paraf açılmasını istiyor.Biz izin vermeye yetkili değiliz.Böyle bir uygulama saçma değil mi sizce veya yasal dayanağı var mı?
Paraf, belgeyi hazırlayan ile belgeyi imzalayacak yetkili makam arasında yer alan sorumluların imza ya da kısa
imzalarını ifade etmektedir. Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde tutulan paraf bilgisi ile belgeyi uygun gören
hiyerarşik sorumlular belirtilmektedir. Dolayısıyla fiziksel ortamda hazırlanan belgeler, oluşturan idarenin paraf
bilgisine erişebilmesi amacıyla paraf (dosya) ve dağıtım nüshası olmak üzere 2 nüsha tutulmaktadır. Elektronik
ortamda hazırlanan belgelerin paraf bilgilerine üstveriden erişilebilmesi ve üstveri bilgileri ile belgenin bir bütün
olması sebebiyle belgenin tek nüsha olarak üretilmesi uygun olacaktır. Ancak paraf bilgileri, belgeyi imzalamaya
yetkili makamın karar verme sürecinde belgenin geçmişi hakkında bilgi sahibi olmasını sağladığı için önem arz
etmektedir. Bu sebeple EBYS’lerin sistem içerisinde paraf bilgilerine erişimde kullanıcı dostu süreçler geliştirme-
leri ve tek nüsha olarak tutacakları belge üzerinde bulunmaması gereken paraf bilgilerini belge görüntüsünde
yazılımsal çözümlerle (açılabilir pencere vb. çözümler) göstermeleri uygun olacaktır.
Elektronik onay ile oluşturulan paraf verilerine ait günlük raporlar, zaman damgasıyla damgalanarak ait oldu-
ğu belgenin saklama süresinden az olmayacak şekilde saklanmalıdır.
Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda fiziksel ortamda hazırlanan belgeler hazırlayan idarede kalacak
paraf nüshası ve muhataba iletilecek dağıtım nüshası olmak üzere en az 2 nüsha olarak hazırlanmalı ve paraf
bilgilerine paraf nüshası üzerinde yer verilmelidir.